Wij verdiepen ons voortdurend in de actuele wet- en regelgeving, waardoor we deze altijd direct kunnen toepassen.

Hendrik Jan van Dijk, Consultant

Verbeteren vanuit het primaire proces

Verbeteren vanuit het primaire proces

Ziekenhuizen zijn alweer voor de derde keer op rij bezig met de uitvoering van het zelfonderzoek. Inmiddels komen hier ook verschillende verbeterinitiatieven uit voort. En dat is precies de bedoeling, want het verbeteren van de administratie helpt om de focus terug op het zorgproces te brengen.

Er is tegenwoordig (erg) veel aandacht voor de ‘compliance-kant’ van het verhaal. Misschien zelfs wel te veel. Verschillende rapporten (waaronder van de Raad van Volksgezondheid en Samenleving) concluderen dat we hard afstevenen op een onhoudbare en niet-uitvoerbare complexiteit van regeltjes en controles.

We dwalen af van waar het om draait, namelijk: waarde toevoegen aan het ‘product´ zorg. De andere kant van het verhaal is dan ook dat we inspanningen moeten leveren om continu te blijven verbeteren. Alle inzichten die zelfonderzoeken en talloze analyses van consultancybureaus ons opleveren geven voldoende handvatten om (projectmatig) aan de slag te gaan met het elimineren van fouten en een moeiteloos effectief registratieproces te maken.

Plannen, Doen, Controleren en Evalueren

Gelukkig zijn de voorbeelden inmiddels legio, maar we nemen u graag mee in een doeltreffende casus. Naar aanleiding van het zelfonderzoek over 2013 kwam bij één van onze klanten aan het licht, dat er voor miljoenen aan gedeclareerde zorg gecorrigeerd moest worden. Dit vloeide voort (bleek uit verder onderzoek) uit de wijze waarop poliklinieken hun agenda’s hadden ingesteld en afhandelden. Het gevolg: talloze onjuiste consulten en verrichtingen uitgevoerd op de verkeerde resources (kamers of zorgverleners). Daarop is besloten te starten met de ziekenhuisbrede herinrichting van de agenda’s van de poliklinieken. De doelstelling van het project werd meerledig: 1) elimineren van koppelingen die leiden tot foutieve (financiële) afleiding, 2) opschonen van obsolete codes en 3) het herschikken van resources.

Maak van projectmatig werken de standaard; werk fase voor fase

De analysefase. Deze fase is de hart van het project. Welke koppelingen zijn er? Welke codes worden er nog gebruikt? Welke verrichtingen hangen er aan een code? Et cetera. Intensieve samenwerking tussen gebruikers, I&A en F&C is hier cruciaal. Evenals de validatie aan het eind van de fase: hebben we de IST en SOLL goed in beeld en is iedereen (van roosteraar tot medisch specialist) akkoord? Er gaat dan ook relatief veel tijd in deze fase zitten.

De productiefase. Beheerders van de agendamodule op de poli en de beheerders bij I&A kunnen nu alle codes omzetten, verwijderen, etc. Belangrijke vraagstukken die hierbij naar boven komen zijn: hoe gaan we om met blokverrichtingen, hoe kunnen we het MDO/MDC goed inrichten, zijn alle AGB-codes goed gekoppeld en welke rol spelen de arts-assistenten hierin? Deze vraagstukken tackelen we multidisciplinair omdat we hier werken op het snijvlak van compliance, techniek en uitvoerbaarheid. Hou het simpel is het belangrijkste uitgangspunt.

De implementatiefase. Nadat we hebben gecontroleerd of alle codes goed zijn ingericht, kunnen de eind- en startdata in overleg met de poli’s worden ingevoerd. Doorgaans volgen we hierbij de planningcyclus van de poli zelf. Bij een nieuwe standaard horen ook nieuwe beschrijvingen en instructies. Borging van de nieuwe werkwijze is van groot belang, anders vervalt men snel terug in oude patronen. Er is daarom gekozen om ook een nieuwe aanvraagprocedure in het leven te roepen. Daarbij worden de aangevraagde codes getoetst aan een aantal criteria vóórdat ze worden ingericht. Dit is een belangrijke winst ten opzichte van de oude situatie. In de PDCA-cyclus zal geëvalueerd moeten worden of deze procedure helpt of belemmert.

Het resultaat: geen correcties op deze massa voor 2014

Wat is begonnen als een project om de correctiemassa terug te dringen, is uiteindelijk uitgegroeid tot een belangrijke testcase: is de organisatie in staat om duurzame verbetering te realiseren door oude werkwijzen en patronen aan te pakken en te herinrichten. Van hieruit moet de organisatie natuurlijk blijven waken voor een terugval, door continu de gewenste resultaten te monitoren. Daarom wordt momenteel nog gewerkt aan de inrichting van de juiste (geautomatiseerde) controles en concrete KPI’s (resultaatdoelstellingen). Gedurende het project heeft de uitvoerbaarheid aan ‘de bron’ centraal gestaan. Met alle projecten die we doen, moeten we oog blijven houden voor waar we het allemaal voor (zouden moeten) doen: het faciliteren van een moeiteloos effectieve behandeling van de patiënt.

WAT HOUDT VOSSIUS BEZIG?