Voor elk probleem is een oplossing te vinden, zelfs als de achterstand niet te overzien lijkt.

Jack de Groot, Consultant

Het 'dossier' add-on geneesmiddelen

Het 'dossier' add-on geneesmiddelen

Eind oktober 2015 heeft de NZa ziekenhuizen middels een circulaire geïnformeerd over aanstaande wijzigingen in de regelgeving rondom de registratie en declaratie van de add-on geneesmiddelen. De NVZ heeft het voortouw genomen om de materie op een landelijke platform met elkaar te bespreken. Het advies luidde: begin tijdig!

Het is inmiddels februari 2016. Bent u al begonnen?

Laten we bij het begin beginnen. Waarom moeten we zo vroeg in het jaar al starten en wat moeten we dan precies gaan doen? We nemen u graag in vogelvlucht mee door de antwoorden.

Traditioneel starten ziekenhuizen laat met de implementatie van proceswijzigingen. Vaak heeft dit te maken met de vele lagen van besluitvorming, onbekendheid met de totale omvang van het proces (waardeketen) en de vele andere projecten en activiteiten die alle tijd van medewerkers consumeren. Ook op dit moment is er nog genoeg te doen: Protocol Correct Declareren en omzetverantwoording 2014 en 2015, implementatie van ICD-10, aanlevering HSMR. En laten we ook niet vergeten dat veel ziekenhuizen dit jaar bezig zijn of gaan met de overgang naar een nieuw ZIS/EPD. De wijzigingen rondom de add-on geneesmiddelen komen daar nog eens bovenop. Veel definitieve informatie volgt komende maanden en voor het ene ziekenhuis zal de impact groter zijn dan in het andere (afhankelijk van bijv. systeemgebruik). Het is dus zaak om snel inzicht te krijgen in uw resources om niet overvallen te worden door de (hoeveelheid) werkzaamheden.

Richt een project in!

Een projectmatige aanpak kan u helpen. Zo krijgt u snel inzicht in uw planning, benodigde middelen (mensen en kennis) en kunt u stap voor stap het proces doorlopen. Vooral omdat het add-on geneesmiddelenproces een logistiek ketenproces is, dat over meerdere lagen (en sub-organisaties) van het ziekenhuisbedrijf loopt, blijkt het een proces waar men moeizaam vat op krijgt.

1. U start met een gedegen analysefase (current state): breng het proces per processtap in beeld en streef er daarbij naar dat de waardeketen voor minimaal 70% beschreven is. Op hoofdlijnen brengt u de volgende procesonderdelen in beeld: a) voorschrijven; b) bereiding en uitgifte; c) toediening; d) registratie; e) controle/audit; en f) declaratie. Neem vooral ook de huidige knelpunten in het proces mee in uw analyse. Deze zijn bijvoorbeeld aan het licht gekomen tijdens de uitvoer van het ‘controle protocol’.

Let op: In de basis is het doel om aan het eind van de keten te komen tot een juiste declaratieset richting de zorgverzekeraars. Leg dus per processtap goed vast welke gegevens er worden geregistreerd, in welke (deel)systemen en hoe deze gegevens worden geëxporteerd en gemigreerd naar de andere systemen. Neem hier de tijd voor en zorg voor een validatie van het proces bij alle stakeholders (arts, apotheker, applicatiebeheerder, etc.).

2. Na de analysefase kunt u zich gaan richten op het ontwerp van het ‘nieuwe’ proces (future state): breng de afwijkingen in beeld ten opzichte van de nieuwe compliance eis. Waar wijken onze gegevens af met de vereiste declaratieset? Deze nieuwe standaard staat nog niet definitief vast, maar is op hoofdlijnen wel al bekend (mini ZH 308). De zorgverzekeraars zelf weten op dit moment ook nog niet welke impact de verschuiving van ‘grouper-controle’ naar eindcontrole door ZV voor hen gaat betekenen. Ons advies is om in een vroeg stadium hierover al in gesprek te gaan.

3. In de implementatiefase is het uitgangspunt: Geen verbetering zonder standaardwerk en geen standaardwerk zonder training en coaching! Het vastleggen van de nieuwe (juiste) werkwijzen en het begeleiden van de uitvoer ‘aan de bron’ is onontbeerlijk voor een succesvolle implementatie. Traditioneel doen ziekenhuizen zich op dit vlak te kort door hier veel te weinig tijd voor te nemen.

Meer weten? Vossius organiseert i.s.m. het Meander MC op 10 maart 2016 een kennisbijeenkomst over het inrichten van een project voor uw add-on geneesmiddelen. Wilt meer kennis over de aandachtspunten en succesfactoren, schrijf u dan snel in voor deze (kosteloze) bijeenkomst!

https://vossiusconsultancy.nl/kennisdeling/kennissessie-dure-geneesmiddelen

WAT HOUDT VOSSIUS BEZIG?