Als het om kansen en risico’s gaat, geven wij zowel gevraagd als ongevraagd advies.

Sebastiaan Van Buuren, Consultant

​EVA: Epic voor VUmc en AMC

​EVA: Epic voor VUmc en AMC
  1. De invoering van een nieuw EPD is in elk ziekenhuis een enorme klus. Maar wat als het gaat om twee academische ziekenhuizen die gezamenlijk een nieuw EPD willen inrichten en implementeren? Dan wordt programma EVA in het leven geroepen. Eerder dit jaar is Vossius betrokken geraakt bij de implementatie van Epic in het OLVG, en sinds afgelopen zomer werkt Vossius ook mee in programma EVA van het AMC en VUmc.

Voor programma EVA zijn bijna 200 medewerkers vanuit de beide ziekenhuizen, en van buitenaf bij elkaar gebracht. Na de aanbesteding en de gunning van de opdracht aan Epic, zijn zij in oktober 2013 gezamenlijk begonnen met werken aan de inrichting en implementatie van Epic. De medewerkers zijn verdeeld in verschillende teams. De grootste teams zijn Implementatie en Inrichting. Daarnaast zijn er nog onder andere de teams Techniek en Stuurinformatie. Team Implementatie is verantwoordelijk voor het begeleiden en voorbereiden van de organisaties bij de ingebruikname van het nieuwe EPD en voor de aansluiting van de informatievoorziening over het EPD bij de behoefte van beide ziekenhuizen. Team Techniek zorgt ervoor dat de infrastructuur van de ziekenhuizen voorbereid wordt op Epic; de werkplekken en de koppelingen met andere systemen moeten bruikbaar zijn met Epic, en de data moeten gemigreerd worden. Het produceren van informatieproducten voor diverse organisatieonderdelen wordt gedaan door het team Stuurinformatie.

Omdat Vossius momenteel bij de inrichting van Epic betrokken is, kom ik op het Inrichtingsteam als laatste terug. Het Inrichtingsteam bestaat uit 11 teams die ieder één of meerdere Epic-applicaties inrichten waaronder bijvoorbeeld de OK-planning, patiëntenregistratie of de zorgadministratie. Elk team wordt ondersteund door een team van Epic. Daarnaast zijn er verschillende applicatie-overstijgende gebieden, de integrated areas, zoals wetenschappelijk onderzoek. Het inrichten bestaat uit het configureren van de applicaties die ‘kaal’ door Epic opgeleverd worden. Door Epic wordt daarbij een projectplanning meegeleverd in de vorm van een ‘week-by-week’ voor elk van de applicaties, waarin stap voor stap beschreven wat er in welke periode moet gebeuren om bepaalde onderdelen van de applicatie in te richten. De benodigde informatie over de werkprocessen en de gewenste toekomstige situatie wordt verzameld in de ziekenhuizen, en wordt vervolgens in het systeem gebouwd. Op dit moment is de bouw bijna afgerond en is inmiddels begonnen met testen. Daarbij zijn eerst de afzonderlijke applicaties getest, waarna in februari de integratie-test van start is gegaan, en komende zomer de end user-test zal volgen.

Vanaf de afgelopen zomer maak ik namens Vossius onderdeel uit van het inrichtingsteam Zorgadministratie van programma EVA en werk ik mee aan de inrichting van de DBC- en facturatie-modules van Epic, en vanaf februari heeft ook Vossius-collega Jack zich bij het DBC-team aangesloten. Na verschillende trainingen bij Epic te hebben gevolgd, hebben Jack en ik in navolging van onze collega Karin ook onze certificering behaald, en mogen wij nu meebouwen in dit inrichtingsteam. Het omzetten van de werkprocessen en de wet- en regelgeving van de zorgadministratie in de werking van een softwaresysteem sluit erg goed aan bij het werkgebied van Vossius. Wij hopen in de toekomst nog meer ziekenhuizen op deze manier te kunnen ontzorgen.

WAT HOUDT VOSSIUS BEZIG?